MICE AG

Events und Tagungen werden oft unkoordiniert und ungebündelt durch die einzelnen Fachabteilungen gebucht. Die Einkaufsabteilungen und das Travel-Management - die Partner mit Know-how - stehen dabei außen vor. Es gibt noch viel zu viele Unternehmen, denen der Überblick und die Transparenz über Ausgaben für Veranstaltungen fehlen. Dadurch bleiben Kosteneinsparungspotentiale ungenutzt.

Veranstaltungsrichtlinien helfen, Events und Tagungen effektiv zu planen und zielgerecht umzusetzen. Im ersten Schritt müssen dabei Zuständigkeiten und Kompetenzen festgelegt werden. Wer hat das Wissen, die Erfahrung und das Budget über Locationauswahl, Catering, Technik und den eigentlichen Buchungsvorgang?

Gerhard Bleile, Vorstand von VERANSTALTUNGSPLANER.DE, beantwortet die drei wichtigsten Fragen zum Thema „Veranstaltungsrichtlinien"?

Für welche Art von Veranstaltungen benötigen Unternehmen Veranstaltungsrichtlinien?

Im Grunde müssen Veranstaltungsrichtlinien für alles gelten, was mit Veranstaltungen zu tun hat - ohne Abgrenzungen und Unterteilungen. Nur so kann die Transparenz für alle Kosten und Ressourcen geschaffen werden.

Warum kann man die Veranstaltungsrichtlinien nicht mit Reiserichtlinien gleich setzen?

Zum einen werden für Veranstaltungen wesentlich mehr Dienstleister, also Gewerke, benötigt. Catering, Künstler, Location ? Zum anderen spielen je nach Veranstaltungsart Emotionen und Motivation eine wesentliche Rolle. Außerdem bieten Veranstaltungen durch ihre Komplexität auch ein hohes Fehlerpotential. Firmen neigen dazu, Schulferien, Feiertage und regionale Ereignisse zu vergessen. Der eigentliche Veranstaltungstag könnte durch die Berücksichtigung dieser Termine in Frage gestellt werden. Die No-Show-Quote ist auch ein Organisationspunkt der in Veranstaltungsrichtlinien festgehalten werden muss. So lassen sich Kosten vermeiden.

Wie können Unternehmen Kosten für ihre Veranstaltungen sparen?

Je nach Größe des Unternehmens und Anzahl der Veranstaltungen muss über Volumenbündelung nachgedacht werden. Der zentrale Einkauf ermöglicht die vergleichbare Dokumentation über Qualität und Kosten. Über diesen Vergleiche lassen sich dann Prozesse optimieren - das kann bares Geld sparen und Mitarbeiter, die eigentlich gar nichts mit Veranstaltungsmanagement zu tun haben, können sich auf ihre eigentlichen Aufgaben im Unternehmen konzentrieren.

Es gibt in Deutschland Agenturen, die das komplexe Veranstaltungsmanagement von Unternehmen optimieren und mit Rat und Tat zu Seite stehen. Silke Aladag, Key Account Managerin für MICE Services, rät: „Im ersten Schritt sollten alle vermeintlichen Veranstaltungsplaner eines Unternehmens die Anbieter für Veranstaltungen über eine Plattform suchen und buchen. So wird sichtbar, wer wann wie viel bucht. Im zweiten Schritt entwickeln Einkaufsabteilungen mit Beratungs- und Buchungsagenturen anhand der Ergebnisse eine Strategie zum effektiven und kostensparenden Einkauf. Dabei lassen sich hilfreiche Veranstaltungsrichtlinien erarbeiten. Wir haben festgestellt, dass die Veranstaltungsplaner in Unternehmen im ersten Moment eher abgeschreckt reagieren, weil sie glauben, Ziel ist die Arbeitsplatzrationalisierung. Ein Trugschluss. Es handelt sich dabei um unterstützende Maßnahmen für kostensparendes Veranstaltungsmanagement."