MICE AG

Empfehlungen für Veranstaltungsorganisatoren und Unternehmen
der Pharma-Industrie zum Umgang mit § 20 des FSA-Kodex

Allgemeines

An- und Abreise

Begleitpersonen

Bewirtungen und Tagungspauschalen

Einladung

Hotel

Interne, externe und internationale Veranstaltungen

Prinzipien

Rahmenprogramm

Spenden und Sponsoring

Übernachtung

Veranstaltungen für eigene Mitarbeiter

Veranstaltungsort

Zeit- und Programmplanung

Zuwendungen im Rahmen einer Fortbildungsveranstaltung

Allgemeines

Die Angehörigen der Fachkreise dürfen in ihren Therapie-, Verordnungs- und Beschaffungsentscheidungen nicht in unlauterer Weise beeinflusst werden. Es ist daher verboten, ihnen oder einem Dritten unlautere Vorteile anzubieten, zu versprechen oder zu gewähren. Unlauter sind insbesondere Vorteile, die unter Verstoß gegen die Vorschriften des HWG, des UWG, des StGb oder gegen die allgemein anerkannten Grundsätze des für die Angehörigen der Fachkreise geltenden Berufsrechts gewährt werden. Anforderungen an die inhaltliche Gestaltung interner Fortbildungsveranstaltungen müssen sich nicht zwingend mit bestimmten Arzneimitteln des Unternehmens beschäftigen. Ausreichend ist die Befassung mit Themen, die sich (unmittelbar) mit dem Pharmabereich des Unternehmens befassen. In diesem Rahmen können auch ökonomische bzw. gesellschaftliche Fragen behandelt werden, sofern ein zumindest mittelbarer Bezug auf den Pharmabereich des Unternehmens besteht und der Zeitanteil unter 50% liegt.

Entpuppt sich die Fortbildungsveranstaltung als eine unentgeltliche Zuwendung arzneimittelfremder Fortbildungsleistungen, sprich: werden dem Arzt Informationen vermittelt, für die er am freien Markt hätte bezahlen müssen, liegt ein Kodexverstoß vor. Veranstaltungen mit arzneifremdem Charakter dürfen für Angehörige der Fachkreise ausschließlich entgeltlich angeboten werden.

Für die Planung, Organisation und Durchführung einer kodexkonformen Veranstaltung finden Sie nachfolgend einige Empfehlungen unter besonderer Berücksichtigung der Auslegung der Begriffe „angemessen“, „sozialadäquat“ und „geringwertig“.

An- und Abreise

Nach § 20 Abs. 2 Satz 1 und Abs. 4 Satz 1 dürfen die eingeladenen Teilnehmer von internen und externen Fortbildungsveranstaltungen nur „angemessene Reisekosten“ übernommen werden. Unter angemessenen Reisekosten sind Bahntickets (1. Klasse ) sowie PKW-Fahrtkosten in Höhe der steuerlich zugelassenen pauschalen Kilometer je Fahrtkilometer für Dienstreisen und die Erstattung sonstiger Reisekosten (öffentliche Verkehrsmittel, Taxen) zu verstehen. Bei Flugreisen ist die Übernahme von Kosten der Economy-Class für innereuropäische Flüge sowie der Business-Class für interkontinentale Flüge angemessen. Die Erstattung von First-Class-Flügen ist hingegen unangemessen.

Begleitpersonen

Bewirtung und Tagungspauschalen

Beachten Sie, dass je nach Veranstaltungsart – intern, extern oder international –unterschiedliche Bewirtungskosten übernommen werden dürfen (siehe § 22). Die Bewirtung von Teilnehmern unterliegt auch den Regelungen des § 20 des FSA-Kodex bzw. denen des „Gemeinsamen Standpunktes“. Für interne Fortbildungsveranstaltungen gilt prinzipiell pro Teilnehmer und Mahlzeit ein Richtwert von 60 Euro inkl. Getränke und MwSt. als angemessen. Die Höhe der Tagungspauschale muss sich ebenfalls an dem Betrag von 60 Euro orientieren. Bitte beachten Sie, dass eine Tagungspauschale auf keinen Fall einen Gesamtbetrag von 60 bis 70 Euro überschreiten darf. Nicht erlaubt sind Veranstaltungen, bei denen ein deutliches Missverhältnis zwischen wissenschaftlichem Programm und den Bewirtungskosten besteht. Für eine Stunde Vortragsind die Bewirtungskosten in Höhe von 60 Euro nicht angemessen. In diesen Kostenpauschalen muss auf jeden Fall die Technik, Raummiete und Kaffeepausen enthalten sein. Über die Standardtechniksollte der Veranstaltungsplaner mit dem Hotel oder der Technikfirma im Voraus den Bedarf abstimmen. Bei einer begründeten aufwändigen Technik fallen die Kosten nicht unter die Pauschale. Bei externen Fortbildungsveranstaltungen dürfen zur Vermeidung einer unlauteren Beeinflussung nicht sämtliche Verpflegungskosten der Teilnehmer übernommen werden.

Bei einer Bewirtung im Ausland sollte sich die Angemessenheit der Bewirtung am Maßstab der geltenden steuerlichen Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen im Ausland orientieren. Angemessenheit ergibt sich aus dem Verhältnis des im Ausland geltenden Pauschbetrags zu dem im Inland geltenden Pauschbetrag.

Siehe auch: Urteile

Einladung

Bei der Formulierung und Durchführung der Einladung der Angehörigen der Fachkreise ebenso wie für die Organisation kodexkonformer Veranstaltungen sind einige Punkte zu berücksichtigen:

· straffe, zumutbare und angemessene Agenda für die Fortbildungsveranstaltung (ohne dass diese in überwiegendem Maße Zeit für eigene Aktivitäten der Teilnehmer zulässt).

· Hinweise auf Anreisemöglichkeiten, kurze Anfahrtsskizze zum Veranstaltungsort (ohne Hinweis auf die mögliche Attraktivität und ohne den eventuell vorhandenen Freizeitwert des Ortes herauszustellen).

· Die Einladung darf sich nicht auf Begleitpersonen erstrecken, weder durch die Auswahlmöglichkeit bei der Zimmerbuchung (Doppel- oder Einzelzimmer), noch durch den Hinweisauf ein drittes, mitorganisierendes Unternehmen.

· Keine Hinweise auf Rahmenprogramme oder Events, die zum Zeitpunkt der Veranstaltung an diesem Ort stattfinden.

· Vermeidung jeglichen Anscheins eines privaten Charakters der Fortbildungsveranstaltung.

Hotel

Bei der Buchung eines Hotels für die Veranstaltung (und/oder für die Übernachtung der Teilnehmer) ist darauf zu achten, dass es sich um ein Tagungs-, bzw. Businesshotel handelt und dass ein Preisrahmen inkl. Frühstück und MwSt. für die geplante Veranstaltung vorhanden ist, der als „angemessen“ angesehen werden kann. Die Basis für eine Beurteilung und Bewertung eines Hotels auf Kodexkonformitätist der § 20 Abs. 3 des FSA-Kodex oder der § 19 des AKG-Kodex.

Unterbringung und Bewirtung dürfen einen angemessenen Rahmen nicht überschreiten und müssen insbesondere in Bezug auf den berufsbezogenen wissenschaftlichen Zweck der internen Veranstaltung von untergeordneter Bedeutung sein. Die Auswahl des Tagungsortes und der Tagungsstätte für interne Fortbildungsveranstaltungen sowie die Einladung von Angehörigen der Fachkreise hierzu hat allein nach sachlichen Gesichtspunkten zu erfolgen. Ein solcher Grund ist beispielsweise nicht der Freizeitwert des Tagungsortes.

Die Unterbringung überschreitet einen angemessenen Rahmen dann nicht, sofern:

· das Hotel im Hinblick auf seine Infrastruktur, Technik und Räumlichkeiten die Kriterien eines Business- bzw. Konferenzhotels erfüllt,

· keine außergewöhnlichen Wellness-Bereiche oder -Angebote aufweist und

·keinen erhöhten Erlebnis- oder Erholungscharakter hat.

Bei der Beurteilung der Angemessenheit der Unterbringung ist zudem darauf abzustellen, ob auf Grund der Wahrnehmung des Hotels durch die eingeladenen Angehörigen der Fachkreise der bloße Aufenthalt in dem Hotel selbst einen besonderen Anreizfaktor bildet, der geeignet ist, diese in ihrer Therapie- und Verordnungsfreiheit unsachlich zu beeinflussen.

Hotels der 5-Sterne-Kategorie scheiden nicht von vornherein als unangemessen aus, sofern der Business-Charakter des Hauses im Vordergrund steht und sich das Hotel nicht durch Luxusmerkmale in besonderer Weise auszeichnet. Auch wenn ein 5-Sterne-Hotel vom Preisrahmen günstiger ist als ein 3- oder 4-Sterne-Hotel in der Region, so hat die Entscheidung für das 5-Sterne-Hotel unter Berücksichtigung des Images hinsichtlich der Vermeidung einer Einflussnahme auf die Entscheidungsfreiheit der Angehörigen der Fachkreise zu erfolgen.

Für die Kodexkonformität sind folgende Punkte von Relevanz:

· Klare Ausrichtung des Hotels auf den Business-Charakter

· Gute Erreichbarkeit für Teilnehmer und Referenten

· Geeignete und zertifizierte Tagungsräume

· Ausreichende Kapazitäten bezüglich Zimmer und Tagungsräume

· Zeitpunkt der Veranstaltung

· Selbstdarstellung der Location im Internet

· Wahrnehmung der Location in der Öffentlichkeit

· Qualifikation bzw. Renommee der Einzuladenden

Nach § 20 Abs. 3 sollen Unternehmen Tagungsstätten vermeiden, die „für ihren Unterhaltungswert bekannt sind“. Tagungsstätten sind für ihren Unterhaltungswert bekannt, wenn dort gewöhnlich Veranstaltungen stattfinden wie etwa Shows, Varietees, Musik- und Kinodarbietungen, Fahrattraktionen oder Glückspielveranstaltungen. Aus diesem Grund kommen auch Tagungsstätten nicht in Betracht, die zwar über eine geeignete Konferenzausstattung verfügen, sich jedoch etwa auf dem Gelände eines Freizeitparkes befinden und die Nutzungsmöglichkeiten dafür eröffnen. Vermieden werden sollen auch Tagungsstätten mit dem Begriff „extravagant“. Unter extravagant sind Tagungsstätten zu verstehen, die sich nicht in erster Linie als typisches Geschäfts- oder Konferenzhotel auszeichnen, sondern bei denen eine besonders luxuriöse oder ausfallende Ausstattung eindeutig im Vordergrund steht. Extravagant sind auch solche Tagungsstätten, die zwar für Tagungen geeignet sind, bei denen aber aufgrund der Gestaltung der Eindruck erweckt wird, hier wird wegen des Erlebniswertes getagt und nicht aus sachlichen Gründen. In jedem Fall ist jedoch die Einzelbetrachtung für die Buchung einer Tagungsstätte oder eines Hotels entscheidend.

Siehe auch: Urteile

Interne, externe und internationale Veranstaltungen

Der Kodex unterscheidet bei der Einladung von Angehörigen der Fachkreise zu Fort- und Weiterbildung zwischen internen, externen und internationalen Veranstaltungen. Die pharmazeutischen Unternehmen dürfen Angehörige der Fachkreise zu eigenen berufsbezogenen Fortbildungsveranstaltungen einladen, die sich insbesondere mit ihren Forschungsgebieten, Arzneimitteln und deren Indikation befassen. Voraussetzung für die Übernahme der Kosten ist, dass der wissenschaftliche Charakter eindeutig im Vordergrund steht. Ferner muss ein Bezug zum Tätigkeitsfeld des pharmazeutischen Unternehmers bestehen. Diese Bedingung trifft bei allen Arten von Einladungen zu.

Dies bedeutet allerdings nicht, dass auch die Kosten für die Teilnahme an berufsbezogenen Veranstaltungen ohne Einschränkung übernommen werden dürfen. Berufsbezogene Fortbildungsveranstaltungen, die keinen direkten Zusammenhang mit dem pharmazeutischen Unternehmen oder einem Produktbereich des Unternehmens aufweisen (etwa Seminare zu Praxismanagement, Praxisorganisation, Qualtitätsmanagement oder Mitarbeiterführung), dürfen nicht kostenlos angeboten werden. Für derartige Veranstaltungen dürfen auch keine Reisekosten übernommen werden.

Interne Veranstaltungen

Interne Veranstaltungen sind Veranstaltungen, die von pharmazeutischen Unternehmen oder durch Beauftragte (z. B. Agenturen, Professional Congress Organizer) selbst geplant, organisiert und auch durchgeführt werden. Interne Fortbildungsveranstaltungen müssen in der Regel in Deutschland stattfinden. Ein sachlicher Grund für die Durchführung einer internen Fortbildungsveranstaltung im Ausland ist dann gegeben, wenn die Veranstaltung einen internationalen Themenbezug aufweist. Ein solcher internationaler Themenbezug wird angenommen, wenn die Veranstaltung auf Grund der behandelten Themen oder der Zusammensetzung der Teilnehmereinen internationalen Charakter hat.

Kostenübernahme:

- angemessene Reisekosten

- notwendige Übernachtungskosten (notwendig werden Übernachtungen erst auf Grund der Dauer und des Beginns bzw. Endes einer Veranstaltung)

- angemessene Bewirtung (Frühstück, Mittag und Abendessen im Rahmen der Zeitplanung)

Externe Veranstaltung

Veranstaltungen, die nicht von pharmazeutischen Unternehmen selbst geplant und organisiert, sondern von Dritten durchgeführt werden, z.B. Jahrestagungen von Verbänden, europäische und internationale Fachtagungen (alles, was keine interne Veranstaltung ist). Hier muss ein legitimes Interesse des Unternehmens an einer Einladung des Arztes darin bestehen, dass ein Bezug zum Tätigkeitsfeld des Arztes (Fachgebiet) besteht.

Kostenübernahme:

- Teilnahmegebühren (Kongressgebühren)

- angemessene Reisekosten

- notwendige Übernachtungskosten

- Keine Bewirtungskosten mit Ausnahme des Frühstückes (im Hotel); dieses muss aber in der Übernachtungs-Pauschale beinhaltetet sein.

Internationale Veranstaltungen

Internationale Veranstaltungen sind sowohl interne als auch externe Fortbildungsveranstaltungen, bei denen das die Veranstaltung organisierende, durchführende oder diese Veranstaltung unterstützende Unternehmen seinen Sitz nicht in dem Land des Veranstaltungsortes hat. Die Organisation, Durchführung oder Unterstützung von internationalen Veranstaltung oder die Übernahme von Kosten für Teilnehmer ist dann zulässig, wenn a) die Mehrzahl der Teilnehmer aus einem anderen Land oder b) an dem Veranstaltungsort notwendige Ressourcen oder Fachkenntnisse zur Verfügung stehen (etwa bei anerkannten Fachkongressen mit internationalen Referenten) und jeweils logistische Gründe für die Wahl des Veranstaltungsortes in einem anderen Land sprechen. Hiermit soll deutlich gemacht werden, dass nach § 20 Abs. 8 Veranstaltungen länderübergreifender Fachgesellschaften , die oftmals turnusmäßig in Deutschland, Österreich und der Schweiz stattfinden, grundsätzlich von der Industrie unterstützt werden dürfen. Die Zuständigkeiten der Kodizes sind wie folgt zu definieren: Soweit die Organisation, Durchführung und/oder Unterstützung der Veranstaltung betroffen sind, sind sowohl der Kodex des Gastlandes als auch der Kodex des Heimatlandes des Unternehmens anzuwenden. Für die Einladung und Unterstützung der jeweiligen Teilnehmer findet hingegen neben dem Kodex des Heimatlandes des Unternehmens auch der Heimatkodex des jeweiligen Teilnehmers Anwendung.

Kostenübernahme

- Teilnehmergebühren (Kongressgebühren)

- Angemessene Reisekosten

- Notwendige Übernachtungskosten

- Bewirtung (falls Arbeitsessen) mit Begründung und Dokumentation

Siehe auch: Urteile

Prinzipien

Trennungsprinzip

Zuwendungen an Mitarbeiter medizinischer Einrichtungen oder an niedergelassene Ärzte dürfen nicht in Abhängigkeit von Umsatzgeschäften, Beschaffungs-, Verordnungs- oder Therapieentscheidungen erfolgen.

Transparenzprinzip

Alle Sach- oder Geldzuwendungen an Mitarbeiter medizinischer Einrichtungen sind schriftlich anzuzeigen und genehmigungspflichtig. Das Transparenzprinzip sieht damit eine grundsätzliche Einbindung von Dienstherren bzw. Arbeitgeber vor.

Dokumentationsprinzip

Sämtliche Leistungen müssen schriftlich und vollständig dokumentiert werden.

Äquivalenzprinzip

Leistung und Gegenleistung müssen in einem angemessenen Verhältnis zueinander stehen.

Rahmenprogramm

Grundsätzlich ist die Kostenübernahme für jegliche Kultur-, Sport- und Freizeitaktivität nicht erlaubt, gleich zu welchem Zeitpunkt. Fortbildungstagungen sind auch nicht so zu planen, dass während oder am Ende einer Tagung Rahmenprogramme angeboten werden oder stattfinden können. Kein Problem besteht bei der kostenlosen Nutzung hoteleigener Anlagen. Ein Rahmenprogramm ist erlaubt, wenn das Angebot, die Organisation und die Kosten ganz von dem Teilnehmer übernommen werden und das Angebot nicht in Zeiten der Fortbildung fallen.

Spenden und Sponsoring

Generell gilt zwischen Spenden und Sponsoring zu unterscheiden. Beide Leistungen sind auch nach dem FSA-Kodex erlaubt. Der Gesetzgeber definiert den Begriff Spenden nicht. Spenden sind Zuwendungen, die freiwillig oder auf Grund einer eingegangenen Rechtspflicht geleistet werden. Der Empfänger einer Spende muss stets eine inländische juristische Person des öffentlichen Rechts sein, also bspw. eine Dienststelle. Es ist somit ausgeschlossen, dass natürliche Personen wie niedergelassene oder angestellte Ärzte Empfänger von Spenden sein können. Unterschieden wird zwischen Zweckspenden, Sachspenden und Aufwandsspenden – alles Spenden, die im Rahmen des FSA-Kodex erlaubt sind, sowie darüber hinaus Sozialspenden, welche nicht erlaubt sind. Es gelten auch nach dem FSA-Kodex die Grundsätze der Trennung, der Transparenz, der Dokumentation und der Äquivalenz als Orientierung. Demnach dürfen Spenden nur erfolgen, wenn sie Zwecken des Gesundheitswesensoder vergleichbaren Zwecken dienen. Ferner besteht auch bei Spenden eine Dokumentationspflicht.

Übernachtung

Übernachtungen dürfen nur dann übernommen werden, wenn sie notwendig und angemessen sind. Die Notwendigkeit ist abhängig von der Dauer der Veranstaltung und der Zumutbarkeit für die Teilnehmer, am selben Tag an- und/oder abzureisen. Bei anspruchsvollen, fachlich-wissenschaftlichen Fortbildungsveranstaltungen mit einer Dauer von wenigstens sieben Stunden ist den Teilnehmern eine Heimreise bis zu zwei Stunden (gleiches gilt auch für die Anreise am morgen) zumutbar, wenn der Gesamttagesablauf eine max. Dauer von 12 bis 13 Stunden nicht überschreitet. Eine Übernahme der Übernachtungskosten wäre in diesem Fall nicht angemessen. Nur bei einem Gesamttagesablauf von mehr als 14 Stunden dürfen die Übernachtungskosten übernommen werden.

Siehe auch: Zeit- und Programmplanung

Veranstaltungen für eigene Mitarbeiter

Die beiden Kodizes des AKG (Arzneimittel und Kooperation im Gesundheitswesen) und FSA gelten laut § 1 Abs. 2 Satz 2 nur auf die Zusammenarbeit mit Angehörigen der Fachkreise (Definition: § 2). Bei der Planung, Organisation und Durchführung von Veranstaltungen für eigene Mitarbeiter hat das veranstaltende Unternehmen jedoch keine Rücksicht auf die Kodizes zu nehmen. In der täglichen Praxissind somit der Kreativität und Durchführung keine Grenzen gesetzt. Häufig bestehen allerdings in den Unternehmen selbstauferlegte Guidelines, die den Rahmen vorgeben. Werden jedoch Ärzte als Referenten, Moderatoren oder zu anderen Aktivitäten bei einer Firmenveranstaltung eingeladen, trifft für diese Ärzte der Kodex zu. Das heißt für den Veranstalter: die Regelungen der Kodizes müssen berücksichtigt werden. Hier im speziellen die §§ 20. und 22. Für diese Fälle ist es ratsam, mit den eingeladenen Ärzten eine Vereinbarung zu treffen (§ 18 Vertragliche Zusammenarbeit mit Ärzten). Diese regelt alles, was der Arzt im Rahmen des Vertrages machen muss. Die Vergütung darf nur in Geld bestehen und muss zu der erbrachten Leistung in einem angemessenen Verhältnis stehen. Bei der Beurteilung dieser Angemessenheit kann unter anderem die Gebührenordnung für Ärzte (GOÄ) einen Anhaltspunkt bieten. Der Vorteil dieser Regelung für das Unternehmen liegt darin, dass mit dem Vertrag über einen bestimmten Geldbetrag alle Leistungen für den Arzt abgegolten sind.

Veranstaltungsort

Abhängig davon, ob es sich um eine interne oder externe (nationale oder internationale) Veranstaltung handelt, liegt die Entscheidung für den Veranstaltungsort bei Ihnen oder bei organisierenden und/oder durchführenden Dritten. Auch in der Zusammenarbeit mit Dritten – bei einer externen Veranstaltung – muss darauf geachtet werden, die Empfehlungen des FSA-Kodex bzw. – bei internationalen Veranstaltungen – den jeweils strengeren Pharma-Kodex in Anlehnung an den EFPIA-Kodex einzuhalten. Die Auswahl des Veranstaltungsortes hat nach § 20 Abs. 3 „allein nach sachlichen Gesichtspunkten“ zu erfolgen. Daraus, dass nach der Regelung im FSA-Kodex der Freizeitwert des Veranstaltungsortes kein sachlicher Grund ist, folgt aber nicht, dass von vornherein alle Orte ausscheiden, denen ein (erheblicher) Freizeitwert zugesprochen wird. Gegen eine Auswahl des Veranstaltungsortes allein nach sachlichen Gesichtspunkten spricht es etwa, wenn die Einladung die Freizeitmöglichkeiten aufführt oder sogar besonders herausstellt. Oder aber, wenn zeitgleich an dem Ort ein besonderes, attraktives Ereignis stattfindet, das den Eingeladenen bekannt ist. Es ist auf jeden Fall zu unterscheiden, ob die Auswahl des Veranstaltungsortes hinsichtlich des erheblichen Freizeitwertes erfolgte oder ob die Entscheidung aus sachlichen Gründen für einen Ort getroffen wurde, der zudem einen eher touristischen Charakter vorweist.

Durch die Wahl des Veranstaltungsortes darf nicht der Eindruck erweckt werden, dass nicht allein der Fortbildungscharakter der Veranstaltung maßgeblich ist, sondern auch der Freizeitwert der Veranstaltung von Bedeutung sein wird. Auch sollte bei der Auswahl des Veranstaltungsortes ein Ort oder zeitgleicher Event vermieden werden, der derart attraktiv ist, dass die Teilnehmer geneigt sind, dem Fortbildungsprogramm fernzubleiben, um Freizeitaktivitäten nachzugehen. Fortbildungsveranstaltungen an Orten mit besonders touristischem Charakter sind unzulässig (bspw. Sylt).

Prinzipiell empfehlenswert für die Auswahl des Veranstaltungsortes sind:

· Zentrale Erreichbarkeit für alle Teilnehmer der Fortbildung (Bahn, Flug).

· Idealerweise gute Erreichbarkeit mit öffentlichen Verkehrsmitteln.

· Keine Heraushebung des Freizeitwertes des Ortes als Rahmen für die Veranstaltung (bspw. durch Hinweis auf mögliche Begleitpersonen, ausreichend freie Zeit im Rahmen der Fortbildungsveranstaltung oder durch den Hinweis auf attraktive Rahmenprogrammme am Veranstaltungsort).

Sollte der Veranstaltungs- und der Übernachtungsort (Kongresszentrum – Hotel) nicht ein und dieselbe Location sein, müssen beide Locations allein nach sachlichen Gesichtspunkten ausgewählt werden. Fortbildungsveranstaltungen müssen in einem konkreten Zusammenhang zum pharmakologischen Aufgaben- und Produktbereich des veranstaltenden Pharmaunternehmens stehen und aus diesem Bereich zu einer Wissensvermittlung bei den Teilnehmern führen.

Siehe auch: Urteile

Zeit- und Programmplanung

Bei der Programm- und Zeitplanung sollten – neben den steuerlichen Vorgaben durch die Finanzämter für die reinen Arbeitszeiten – folgende Zeiten eingehalten werden:

· 8 Stunden wissenschaftliches Programm inkl. Pausen für eine Ganztagesveranstaltung

· 4 Stunden wissenschaftliches Programm inkl. Pause für eine Halbtagesveranstaltung

Mit der richtigen Planung können Sie komfortabel reisen und tagen:

· Start der Veranstaltung: 9.00 Uhr, Anreise aus ganz Deutschland am Vorabend (bei einer Anreisedauer vonca.2 bis 2,5 Stunden)

· Start der Veranstaltung 10.00 Uhr, Anreise am gleichen Tag (da eine Anreisedauer von bis zu 2 Stunden vor 10.00 Uhr zumutbar ist)

· Ende der Veranstaltung um 18.00 Uhr, Abendessen und noch 2 bis 3 StundenRückreise. Eine weitere Übernachtung ist kodexkonform, wenn Gesamtzeitbedarf pro Tag mehr als 14 Stunden beträgt. Allerdings darf der wissenschaftliche Zeitanteil für eine Veranstaltung nicht weniger als 70 % betragen.

Beispiele aus der Praxis:

- Es ist nicht erlaubt, bei einer Anreise bis 15.00 Uhr Kosten für das Abendessen und Übernachtung zu übernehmen, wenn die Veranstaltung am nächsten Morgen um 10.00 Uhr beginnt.

- Abendessen und Übernachtung sind erlaubt, wenn die Veranstaltung um 8.30 Uhr beginnt, weil es sonst nicht sichergestellt ist, dass alle Teilnehmer aus der BRD pünktlich anwesend sind.

- Endet eine Veranstaltung zwischen 16.00 und 17.00 Uhr, ist die Bezahlung einer weiteren Übernachtung nicht erlaubt, da zu diesem Zeitpunkt eine Rückreise der Teilnehmer möglich ist.

- Endet eine Veranstaltung Freitag Abend, ist es nicht erlaubt, für die Teilnehmer die Kosten für das anschließende Wochenende zu übernehmen.

Zuwendungen im Rahmen einer Fortbildungsveranstaltung

Fortbildungsbegleitende Unterlagen, die kostenlos bei Fortbildungsveranstaltungen abgegeben werden, dürfen die Geringwertigkeitsgrenze von 5 Euro nicht überschreiten und müssen einen Bezug zu den Fortbildungsinhalten (Praxisbezug) haben.